Serienbrief in InDesign erstellen
Mithilfe eines Serienbriefes lassen sich Dokumente für verschiedene Empfänger personalisieren.
In unserer Schritt-für-Schritt-Anleitung wird erklärt, wie man einen personalisierten Serienbrief in InDesign erstellen kann. Damit du den Prozess ganz einfach testen kannst, stellen wir dir zudem eine kostenlose InDesign- und Datenvorlage zur Verfügung.
So funktioniert die Datenzusammenführung in InDesign
Ein Serienbrief besteht aus einem InDesign-Dokument und einer Datenquelle mit den gespeicherten Empfängerdaten (z.B eine Excel-Liste). Beim Verknüpfen der beiden Dateien werden die Empfängerdaten automatisch in das InDesign-Dokument übertragen.
InDesign-Dokument
Die Ausgangslage ist ein InDesign-Dokument ohne Personalisierung.
Datenquelle
Eine Tabelle mit allen Empfängerdaten wie Vorname, Nachname oder Anrede.
Dateien verknüpfen
InDesign verknüpft die Empfängerdaten mit deinem Dokument.
Serienbrief in InDesign erstellen – Schritt für Schritt:
Unsere Schritt-für-Schritt-Anleitung führt dich durch den Seriendruck-Prozess mit Adobe InDesign. Alles, was du brauchst, ist ein InDesign-Dokument und eine Datenquelle mit Adressdaten.
Kostenlose InDesign- und Datenvorlage herunterladen
Layout in InDesign erstellen
Um einen Serienbrief in InDesign zu erstellen, muss als erstes das Brieflayout gestaltet werden. Du kannst dein Brieflayout von Grund auf erstellen oder unsere kostenlose InDesign-Vorlage herunterladen.
Alle zu personalisierende Texte wie die Adresse oder die Anrede können vorerst mit Platzhaltern versehen werden, da diese später mit den Empfängerdaten aus der Datenquelle befüllt werden.
Datenquelle erstellen
Mit «Datenquelle» ist eine Tabelle mit den Empfängerdaten gemeint. Du kannst die Tabelle über Excel oder einem vergleichbaren Tool erstellen und im Anschluss als CSV-Datei exportieren.
Es ist zu beachten, dass die erste Zeile der Tabelle einen aussagekräftigen Spaltenname wie zum Beispiel "Vorname" hat. Du kannst auch unsere kostenlose Daten-Vorlage herunterladen und benutzen.
Datenquelle mit InDesign verknüpfen
Wechsle wieder zu deinem InDesign-Layout, um die Datenquelle mit dem Serienbrief zu verknüpfen.
- Öffne das Bedienfeld «Datenzusammenführung» über Fenster → Hilfsprogramme → Datenzusammenführung.
- Klicke anschließend im «Datenzusammenführungs»-Bedienfeld auf das Menü-Symbol in der oberen Leiste und wähle «Datenquelle auswählen».
- Suche im nächsten Dialogfenster die erstellte CSV-Datei oder unsere Daten-Vorlage und klicke auf «Öffnen».
Personalisierung platzieren
Jetzt ist es so weit, jedes Feld auf dem InDesign-Layout zu platzieren. Im Bedienfeld «Datenzusammenführung» werden alle Spaltennamen von der Datenquelle aufgelistet.
- Klicke in einen beliebigen Textrahmen, platziere den Cursor an die gewünschte Stelle und wähle das gewünschte Feld aus dem Bedienfeld «Datenzusammenführung» aus. Du kannst die Felder auch per Drag & Drop in einen Textrahmen ziehen.
Vorschau anzeigen
Um die Personalisierung zu überprüfen, bietet InDesign eine Vorschau für jeden einzelnen Empfänger an.
- Wähle hierfür im Bedienfeld «Datenzusammenführung» die Checkbox «Vorschau» an.
- Nun werden im InDesign-Layout die Felder mit den Datensätzen der Datenquelle befüllt. Über die Pfeile kannst du zwischen den verschiedenen Empfängern navigieren.
Serienbrief erstellen und als PDF exportieren
Sobald du mit dem Serienbrief zufrieden bist, kannst du ihn entweder als PDF exportieren oder ein neues InDesign-Dokument mit allen personalisierten Briefen erstellen.
- Serienbrief als PDF exportieren: Klicke im Bedienfeld «Datenzusammenführung» auf das Menü-Symbol in der oberen Leiste und wähle «Als PDF exportieren».
- Serienbrief als InDesign-Datei erstellen: Um ein neues InDesign-Dokument mit eingebetteten Empfängerdaten zu erstellen, klicke im «Datenzusammenführungs»-Bedienfeld auf das Menü-Symbol und wähle «Zusammengeführtes Dokument erstellen...».
Probleme bei Serienbriefen mit InDesign
Einen Serienbrief in InDesign zu erstellen kann viel Zeit in Anspruch nehmen. Mit dem kostenlosen Serienbrief-Generator ist damit Schluss! Einfach PDF hochladen und den Serienbrief in Sekundenschnelle online erstellen.
Serienbrief kostenlos online erstellen
Große Dateien: Serienbriefe mit hochauflösenden Grafiken brauchen mit InDesign viel Zeit zum Erstellen.
Kostenpflichtiges Programm: Falls du InDesign noch nicht nutzt, musst du erst ein kostenintensives Abo bei Adobe abschließen.
Komplizierte Nachbearbeitung: Im Nachhinein lassen sich mit InDesign keine weiteren Empfänger hinzufügen oder bestehende Datensätze bearbeiten.
