Serienbrief in InDesign erstellen

Mithilfe eines Serienbriefes lassen sich Dokumente für verschiedene Empfänger personalisieren.

In unserer Schritt-für-Schritt-Anleitung wird erklärt, wie man einen personalisierten Serienbrief in InDesign erstellen kann. Damit du den Prozess ganz einfach testen kannst, stellen wir dir zudem eine kostenlose InDesign- und Datenvorlage zur Verfügung.

So funktioniert die Datenzusammenführung in InDesign

Ein Serienbrief besteht aus einem InDesign-Dokument und einer Datenquelle mit den gespeicherten Empfängerdaten (z.B eine Excel-Liste). Beim Verknüpfen der beiden Dateien werden die Empfängerdaten automatisch in das InDesign-Dokument übertragen.

InDesign-Dokument

Die Ausgangslage ist ein InDesign-Dokument ohne Personalisierung.

Datenquelle

Eine Tabelle mit allen Empfängerdaten wie Vorname, Nachname oder Anrede.

Dateien verknüpfen

InDesign verknüpft die Empfängerdaten mit deinem Dokument.

Noch einfacher mit dem kostenlosen Serienbrief-Generator

Mit dem kostenlosen Serienbrief-Generator lassen sich Serienbriefe direkt online erstellen. Einfach das InDesign-Dokument als PDF sowie die Empfängerdaten als CSV hochladen und der Serienbrief wird automatisch erstellt.

Serienbrief kostenlos online erstellen

Serienbrief in InDesign erstellen – Schritt für Schritt:

Kostenlose InDesign- und Datenvorlage herunterladen

Schritt 1

Layout in InDesign erstellen

Um einen Serienbrief in InDesign zu erstellen, muss als erstes das Brieflayout gestaltet werden. Du kannst dein Brieflayout von Grund auf erstellen oder unsere kostenlose InDesign-Vorlage herunterladen.

Alle zu personalisierende Texte wie die Adresse oder die Anrede können vorerst mit Platzhaltern versehen werden, da diese später mit den Empfängerdaten aus der Datenquelle befüllt werden.

Schritt 2

Datenquelle erstellen

Mit «Datenquelle» ist eine Tabelle mit den Empfängerdaten gemeint. Du kannst die Tabelle über Excel oder einem vergleichbaren Tool erstellen und im Anschluss als CSV-Datei exportieren.

Es ist zu beachten, dass die erste Zeile der Tabelle einen aussagekräftigen Spaltenname wie zum Beispiel "Vorname" hat. Du kannst auch unsere kostenlose Daten-Vorlage herunterladen und benutzen.

Schritt 3

Datenquelle mit InDesign verknüpfen

Wechsle wieder zu deinem InDesign-Layout, um die Datenquelle mit dem Serienbrief zu verknüpfen.

Öffne das Bedienfeld «Datenzusammenführung» über Fenster → Hilfsprogramme → Datenzusammenführung.
Klicke anschließend im «Datenzusammenführungs»-Bedienfeld auf das Menü-Symbol in der oberen Leiste und wähle «Datenquelle auswählen».
Suche im nächsten Dialogfenster die erstellte CSV-Datei oder unsere Daten-Vorlage und klicke auf «Öffnen».

Und schon ist die Datenquelle mit deinem Serienbrief verknüpft.

Schritt 4

Personalisierung platzieren

Jetzt ist es so weit, jedes Feld auf dem InDesign-Layout zu platzieren. Im Bedienfeld «Datenzusammenführung» werden alle Spaltennamen von der Datenquelle aufgelistet.

Klicke in einen beliebigen Textrahmen, platziere den Cursor an die gewünschte Stelle und wähle das gewünschte Feld aus dem Bedienfeld «Datenzusammenführung» aus. Du kannst die Felder auch per Drag & Drop in einen Textrahmen ziehen.

Schritt 5

Vorschau anzeigen

Um die Personalisierung zu überprüfen, bietet InDesign eine Vorschau für jeden einzelnen Empfänger an.

Wähle hierfür im Bedienfeld «Datenzusammenführung» die Checkbox «Vorschau» an.
Nun werden im InDesign-Layout die Felder mit den Datensätzen der Datenquelle befüllt. Über die Pfeile kannst du zwischen den verschiedenen Empfängern navigieren.

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Schritt 6

Serienbrief erstellen und als PDF exportieren

Sobald du mit dem Serienbrief zufrieden bist, kannst du ihn entweder als PDF exportieren oder ein neues InDesign-Dokument mit allen personalisierten Briefen erstellen.

Serienbrief als PDF exportieren: Klicke im Bedienfeld «Datenzusammenführung» auf das Menü-Symbol in der oberen Leiste und wähle «Als PDF exportieren».
Serienbrief als InDesign-Datei erstellen: Um ein neues InDesign-Dokument mit eingebetteten Empfängerdaten zu erstellen, klicke im «Datenzusammenführungs»-Bedienfeld auf das Menü-Symbol und wähle «Zusammengeführtes Dokument erstellen...».

So einfach lässt sich ein Serienbrief in InDesign erstellen!

Probleme bei Serienbriefen mit InDesign

Einen Serienbrief in InDesign zu erstellen kann viel Zeit in Anspruch nehmen. Mit dem kostenlosen Serienbrief-Generator ist damit Schluss! Einfach PDF hochladen und den Serienbrief in Sekundenschnelle online erstellen.

Serienbrief kostenlos online erstellen

Große Dateien: Serienbriefe mit hochauflösenden Grafiken brauchen mit InDesign viel Zeit zum Erstellen.

Kostenpflichtiges Programm: Falls du InDesign noch nicht nutzt, musst du erst ein kostenintensives Abo bei Adobe abschließen.

Komplizierte Nachbearbeitung: Im Nachhinein lassen sich mit InDesign keine weiteren Empfänger hinzufügen oder bestehende Datensätze bearbeiten.

Serienbrief direkt per Post versenden lassen

Um den Briefversand von Serienbriefen zu vereinfachen, bietet der Online Briefdienst Pingen die perfekte Lösung! Statt die Serienbriefe zu drucken, zu verpacken und zur Post zu bringen, lassen sie sich mit Pingen direkt online zum Versand aufgeben. Die Serienbriefe durchlaufen einen hoch automatisierten Verarbeitungsprozess und werden über die lokale Post zuverlässig zugestellt.

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