Serienbrief erstellen – mit Word & Excel

Mit einem Serienbrief kannst du in Word individuell angepasste Schreiben an für eine Vielzahl von Empfängern erstellen. Hier findest du eine ausführliche Schritt-für-Schritt Anleitung für Serienbriefe sowie eine kostenlose Word und Excel Vorlage zum Downloaden.

Kostenlose Vorlage downloaden

Wie erstelle ich einen Serienbrief mit Word und Excel?

So funktioniert ein Serienbrief mit Word & Excel

Dein Word-Dokument wird mit einer Datenquelle (z.B eine Excel-Liste) verknüpft. Die Empfängerdaten wie Name und Adresse werden automatisch aus der Datenquelle in das Word-Dokument übertragen und eingesetzt.

Word Dokument

Word-Dokument, welches an mehrere Empfänger gesendet werden soll

Excel Datenquelle

Eine Liste mit allen Empfängerdaten. Z.B. Excel-Tabelle

Daten Verknüpfen

Word verknüpft mit Seriendruckfeldern die Daten mit der Excel-Liste.

Serienbrief erstellen - in nur 5 Schritten:

1. Dokument in Word erstellen

Öffne Word und erstellen ein neues Dokument, wie z.B. einen Brief oder eine Einladung. Du kannst auch gerne unsere Brief-Vorlage herunterladen und verwenden.

Der Adressblock und die Anrede können vorerst leer bleiben, da dieser Teil mit den Adressdaten der Datenquelle befüllt und somit automatisiert wird.

2. Datenquelle in Excel erstellen

Als nächstes musst du eine Excel-Tabelle mit den Adressdaten deiner Empfänger erstellen. In der ersten Zeile werden die Spaltenüberschriften eingesetzt, die später für die Zuordnung im Word benötigt werden. Du kannst gerne unsere Datenquelle-Vorlage herunterladen und benutzen.

Alternativ können Datenquellen auch mit deinen Outlook-Kontakten verknüpft werden.

3. Datenquelle mit Word verknüpfen

Wechsel wieder zu deinem Serienbrief in Word und wähle in der oberen Menüleiste den Tab "Sendungen".

Klicke anschließend in der oberen Leiste auf "Empfänger auswählen" und anschließend im Dropdown-Menü auf "Vorhandene Liste verwenden".
Wähle im Dialogfenster deine eben erstellte Excel-Datei (oder unsere Datenquellen-Vorlage) aus und klicke auf "Öffnen".
Im Dialogfenster "Arbeitsmappe öffnen" musst du die "Tabelle1" auswählen und mit "OK" bestätigen. Jetzt ist die Excel-Tabelle mit deinem Serienbrief verknüpft.

4. Seriendruckfelder einfügen

Damit die Daten aus der Excel-Tabelle im Adressblock und in der Anrede verwendet werden können, benötigst du Seriendruckfelder.

Gehe hierfür wieder zum Tab "Sendungen" und klicken auf "Seriendruckfeld einfügen". Die Einträge im Dropdown-Menü entsprechen den Spaltenüberschriften deiner Excel-Tabelle.
Jetzt kannst du deinen Adressblock sowie die Anrede mit den Seriendruckfeldern aufbauen und die Empfängerdaten werden automatisch mit deinem Serienbrief verknüpft.

5. Vorschau anzeigen

Zum Abschluss kannst du dir die Vorschau von deinem Serienbrief mit den verschiedenen Kontaktdaten anschauen.

Klicken dafür auf "Ergebnisvorschau" und navigiere mit den Pfeilen zwischen den verschiedenen Empfängern.

Falls du neue Kontakte hinzufügen möchtest, kannst du diese einfach in der Excel-Liste einfügen und Word aktualisiert automatisch deinen Serienbrief mit den neuen Kontakten.

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