Serienbrief erstellen – mit Word & Excel
Mit einem Serienbrief kannst du in Word individuell angepasste Schreiben an für eine Vielzahl von Empfängern erstellen.
Hier findest du eine ausführliche Schritt-für-Schritt Anleitung für Serienbriefe sowie eine kostenlose Word und Excel Vorlage zum Downloaden.
So funktioniert ein Serienbrief mit Word & Excel
Dein Word-Dokument wird mit einer Datenquelle (z.B eine Excel-Liste) verknüpft. Die Empfängerdaten wie Name und Adresse werden automatisch aus der Datenquelle in das Word-Dokument übertragen und eingesetzt.
Word Dokument
Word-Dokument, welches an mehrere Empfänger gesendet werden soll
Excel Datenquelle
Eine Liste mit allen Empfängerdaten. Z.B. Excel-Tabelle
Daten Verknüpfen
Word verknüpft mit Seriendruckfeldern die Daten mit der Excel-Liste.
Serienbrief mit Word & Excel erstellen – Schritt für Schritt:
Nutze unsere übersichtliche 5-Schritte-Anleitung für das Erstellen von Serienbriefen in Microsoft Word und Excel. Erstelle, prüfe und drucke deinen Serienbrief direkt in Word.
Kostenlose Word & Excel Vorlage herunterladen
Dokument in Word erstellen
Öffne Word und erstellen ein neues Dokument, wie z.B. einen Brief oder eine Einladung. Du kannst auch gerne unsere Brief-Vorlage herunterladen und verwenden.
Der Adressblock und die Anrede können vorerst leer bleiben, da dieser Teil mit den Adressdaten der Datenquelle befüllt und somit automatisiert wird.
Datenquelle in Excel erstellen
Als nächstes musst du eine Excel-Tabelle mit den Adressdaten deiner Empfänger erstellen. In der ersten Zeile werden die Spaltenüberschriften eingesetzt, die später für die Zuordnung im Word benötigt werden. Du kannst gerne unsere Datenquelle-Vorlage herunterladen und benutzen.
Alternativ können Datenquellen auch mit deinen Outlook-Kontakten verknüpft werden.
Datenquelle mit Word verknüpfen
Wechsel wieder zu deinem Serienbrief in Word und wähle in der oberen Menüleiste den Tab „Sendungen“.
- Klicke anschließend in der oberen Leiste auf „Empfänger auswählen“ und anschließend im Dropdown-Menü auf „Vorhandene Liste verwenden“.
- Wähle im Dialogfenster deine eben erstellte Excel-Datei (oder unsere Datenquellen-Vorlage) aus und klicke auf „Öffnen“.
- Im Dialogfenster „Arbeitsmappe öffnen“ musst du die „Tabelle1“ auswählen und mit „OK“ bestätigen. Jetzt ist die Excel-Tabelle mit deinem Serienbrief verknüpft.
Seriendruckfelder einfügen
Damit die Daten aus der Excel-Tabelle im Adressblock und in der Anrede verwendet werden können, benötigst du Seriendruckfelder.
- Gehe hierfür wieder zum Tab „Sendungen“ und klicken auf „Seriendruckfeld einfügen“. Die Einträge im Dropdown-Menü entsprechen den Spaltenüberschriften deiner Excel-Tabelle.
- Jetzt kannst du deinen Adressblock sowie die Anrede mit den Seriendruckfeldern aufbauen und die Empfängerdaten werden automatisch mit deinem Serienbrief verknüpft.
Vorschau anzeigen
Zum Abschluss kannst du dir die Vorschau von deinem Serienbrief mit den verschiedenen Kontaktdaten anschauen.
- Klicken dafür auf „Ergebnisvorschau“ und navigiere mit den Pfeilen zwischen den verschiedenen Empfängern.
Probleme beim Serienbrief erstellen mit Word & Excel
Einen Serienbrief erstellen über Word & Excel kann oft nervenaufreibend sein und zu Problemen führen. Über den kostenlosen Serienbrief-Generator lassen Serienbriefe in Sekundenschnelle erstellen und kostenlos herunterladen.
Serienbrief kostenlos online erstellen
Große Dateien: Serienbriefe mit Grafiken überschreiten schnell das Limit und lassen sich nicht erstellen.
Zeitaufwendig: Das Erstellen von Serienbriefen mit Word und Excel ist Zeitaufwendig.
Kostenpflichtige Programme: Falls du Word und Excel noch nicht nutzt muss du eine Lizens für Word und Excel kaufen
Komplizierte Nachbearbeitung: Weitere Empfänger lassen sich nur erschwert im Nachhinein hinzufügen.
